Annexe RGPD aux Conditions pro LYNKX

Cette annexe aux Conditions pro LYNKX tient lieu d'accord de sous-traitance (art. 28 RGPD). Elle s'applique dès l'acceptation des Conditions pro, sans signature séparée, et encadre les données personnelles que LYNKX traite pour le compte de ses clients professionnels sur la plateforme LYNKX (balises, application mobile, back-office). Les annexes décrivent l'implémentation réelle au 20 octobre 2026 : données, sous-traitants, durées et mesures de sécurité.

1. Parties, définitions et objet

Parties. La présente Annexe RGPD lie :

• le Client : la personne morale qui a souscrit aux Conditions pro LYNKX, identifiée dans son bon de commande ou son compte société, ci-après le « Responsable de traitement » ;
• LYNKX, SAS, immatriculée au RCS de Grenoble sous le n°903782175, dont le siège est 776 route du balcon - 38190 Les adrets, ci-après le « Sous-traitant ».

Définitions. Les termes « donnée à caractère personnel », « traitement », « responsable de traitement », « sous-traitant », « personne concernée » et « violation de données » ont le sens du Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »). On entend par :

• « Plateforme » : le service LYNKX de sécurité des travailleurs et pratiquants (balises connectées, application mobile, back-office web app.lynkx.eu, API) ;
• « Contrat principal » : les Conditions pro LYNKX et le bon de commande ou l'abonnement souscrit par le Client ;
• « Utilisateur protégé » : la personne qui porte une balise ou utilise l'application pour être suivie et alerter ;
• « Référent d'alerte » (ou « ange gardien ») : la personne désignée pour recevoir les alertes d'un utilisateur protégé ou d'un groupe ;
• « Secouriste » : la personne qui accède à une alerte via un lien de secours.

Objet. La présente Annexe RGPD (l'« Annexe ») fixe, conformément à l'article 28 du RGPD, les conditions dans lesquelles LYNKX traite des données personnelles pour le compte du Client dans le cadre du Contrat principal. En cas de contradiction, il prévaut sur le Contrat principal pour tout ce qui touche à la protection des données.

Rôles. Pour les comptes professionnels (société, groupes, balises et utilisateurs rattachés au Client), le Client est responsable de traitement et LYNKX sous-traitant. LYNKX reste responsable de traitement pour ses propres finalités : gestion de la relation commerciale, facturation, comptes personnels créés directement par des particuliers, sécurité de la Plateforme et obligations légales.

2. Obligations des parties

LYNKX s'engage à :

1. traiter les données uniquement pour les finalités décrites en Annexe 1 et sur instruction documentée du Client ; le Contrat principal, la présente Annexe et le paramétrage effectué par le Client dans la Plateforme (groupes, référents, alertes, licences) valent instructions ;
2. informer immédiatement le Client si une instruction lui paraît contraire au RGPD ;
3. garantir la confidentialité des données et veiller à ce que les personnes autorisées à les traiter soient soumises à une obligation de confidentialité et formées à la protection des données ;
4. mettre en œuvre les mesures de sécurité de l'Annexe 3 et les maintenir à un niveau au moins équivalent pendant toute la durée des Conditions pro ;
5. respecter le principe de protection des données dès la conception et par défaut, notamment le caractère privé par défaut des alertes professionnelles et la limitation des accès au périmètre de chaque société et de chaque groupe ;
6. ne recourir à un sous-traitant ultérieur que dans les conditions de l'article 3 ;
7. aider le Client à respecter ses obligations (droits des personnes, sécurité, notification des violations, analyse d'impact) dans les conditions de l'article 4 ;
8. tenir un registre des catégories de traitements effectués pour le compte du Client (article 30.2 du RGPD).

Le Client s'engage à :

1. fournir à LYNKX des données collectées licitement et disposer d'une base légale pour chaque traitement (intérêt légitime ou obligation de sécurité de l'employeur au titre des articles L. 4121-1 et suivants du Code du travail, ou consentement selon le cas) ;
2. informer les utilisateurs protégés, les référents d'alerte et, le cas échéant, les instances représentatives du personnel, avant toute géolocalisation de salariés ;
3. ne pas utiliser la géolocalisation pour contrôler le temps de travail ou la vitesse, ni en dehors des périodes d'activité — les sessions de suivi sont démarrées et arrêtées par l'utilisateur ;
4. gérer les habilitations de ses administrateurs (administrateur de société, administrateur de groupe) et les retirer sans délai au départ d'une personne ;
5. réaliser, si nécessaire, l'analyse d'impact (AIPD) requise pour le suivi géographique de travailleurs isolés ;
6. superviser le traitement, y compris par des audits (article 4).

3. Sous-traitants ultérieurs et transferts hors UE

Autorisation générale. Le Client autorise LYNKX à recourir aux sous-traitants ultérieurs listés en Annexe 2. La liste en vigueur est publiée et tenue à jour à https://support.lynkx.eu/portal/fr/kb/articles/sous-traitants-de-lynkx. LYNKX informe le Client par e-mail de tout ajout ou remplacement au moins 30 jours avant sa mise en œuvre. Le Client peut s'y opposer par écrit, de façon motivée, pendant ce délai. Si aucune solution n'est trouvée, il peut résilier sans frais les services concernés.

Mêmes obligations. LYNKX impose à chaque sous-traitant ultérieur, par contrat, des obligations de protection des données au moins équivalentes à celles de la présente Annexe. LYNKX reste pleinement responsable envers le Client de leur exécution.

Localisation. L'hébergement principal (serveur applicatif, base de données, sauvegardes, registre d'images) est situé en France, chez Scaleway, région Paris (fr-par). Mailgun est utilisé sur sa région UE.

Transferts hors UE. Deux services essentiels à l'alerte peuvent impliquer un transfert vers les États-Unis :

• Twilio (SMS et appels vocaux d'alerte, codes de vérification) : numéros de téléphone et texte des messages ;
• Google Firebase Cloud Messaging (notifications push) : jeton de l'appareil, titre et contenu de la notification.

Ces transferts reposent sur la certification des destinataires au EU-US Data Privacy Framework et, à défaut, sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision 2021/914). LYNKX n'effectue aucun autre transfert hors UE des données du Client sans l'en informer selon la procédure ci-dessus.

Hors périmètre. Les partages de position que l'utilisateur active lui-même vers des services tiers (FFVL, PureTrack, SportsTrackLive, OGN) se font à son initiative. Ils ne relèvent pas des instructions du Client et sont désactivés par défaut.

4. Violations, droits des personnes, assistance et audit

Violation de données. LYNKX notifie au Client toute violation de données dans un délai maximal de 48 heures après en avoir pris connaissance, par e-mail au contact RGPD du Client. La notification indique au minimum : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, le contact de LYNKX, les conséquences probables et les mesures prises ou proposées. Les informations non disponibles sont transmises dès que possible. La notification à la CNIL et aux personnes concernées reste à la charge du Client, sauf mandat écrit contraire.

Droits des personnes. Les demandes d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité ou d'opposition reçues par LYNKX sont transmises au Client sous 5 jours ouvrés, sans y répondre directement. Le Client peut lui-même consulter, rectifier et supprimer les utilisateurs, balises, groupes et référents depuis le back-office. Pour les opérations qu'il ne peut pas réaliser seul (export d'historique de positions, effacement de sessions), LYNKX les exécute sur demande dans un délai de 15 jours.

Référents d'alerte. LYNKX informe chaque référent, pour le compte du Client, par un message unique envoyé après le premier SMS d'une alerte réelle. Ce message contient un lien personnel, valable 30 jours, qui lui permet de rattacher son compte ou de se retirer. Après un retrait, plus aucun message ne lui est envoyé ; il peut l'annuler pendant 30 jours. Le Client peut redemander son accord au plus une fois tous les 180 jours, et plus du tout après deux refus.

Assistance. LYNKX fournit au Client les informations nécessaires à son analyse d'impact et à la consultation préalable de la CNIL, notamment le contenu des Annexes 1 à 3.

Audit. LYNKX met à disposition du Client la documentation prouvant le respect de la présente Annexe. Le Client peut faire réaliser un audit, une fois par an au plus sauf violation avérée, par lui-même ou par un auditeur indépendant tenu au secret et non concurrent de LYNKX, avec un préavis de 30 jours. L'audit ne doit pas compromettre la sécurité de la Plateforme ni les données des autres clients. Ses frais sont à la charge du Client, sauf s'il révèle un manquement substantiel de LYNKX.

5. Durée, fin de contrat, responsabilité et droit applicable

Durée. L'Annexe s'applique dès l'acceptation des Conditions pro, à la souscription ou à la commande, et dure autant que le Contrat principal. Une version signée est remise au Client qui la demande. Les obligations de confidentialité et de suppression survivent à son terme.

Mises à jour. LYNKX peut faire évoluer l'Annexe pour suivre l'évolution de la Plateforme ou de la réglementation.· Toute modification substantielle est notifiée au Client par e-mail 30 jours avant son entrée en vigueur ; s'il la refuse, il peut résilier sans frais les services concernés.

Sort des données. À la fin du Contrat principal, le Client choisit, par écrit et dans les 30 jours :

1. soit la restitution de ses données dans un format courant (CSV ou JSON) : utilisateurs, balises, groupes, référents, sessions et historique de positions ;
2. soit leur suppression.

Sans choix exprimé dans ce délai, LYNKX supprime les données. La suppression intervient dans les 30 jours suivant le choix ou l'expiration du délai. Les comptes des utilisateurs sont alors anonymisés, puis leurs positions et trames sont purgées sous 7 jours. Les copies présentes dans les sauvegardes chiffrées disparaissent à l'expiration de leur cycle de rotation, au plus tard 90 jours. D'ici là, elles ne sont pas consultées, sauf pour une restauration après incident. LYNKX remet sur demande une attestation de suppression.

Conservation légale. LYNKX peut conserver les données exigées par une obligation légale (pièces comptables, licences facturées), pendant la durée requise et pour cette seule finalité.

Responsabilité. Chaque partie répond des dommages causés par sa violation du RGPD ou de la présente Annexe, dans les conditions de l'article 82 du RGPD et dans les limites prévues par le Contrat principal. 

Contacts. LYNKX : rgpd@lynkx.eu. Client : le contact RGPD indiqué dans le bon de commande ou le compte société, à défaut l'administrateur de la société.

Droit applicable. La présente Annexe est régie par le droit français. Tout litige relève des tribunaux compétents de Grenoble, après une tentative de règlement amiable de 30 jours.

Annexe 1 — Description des traitements

Nature. Collecte, stockage, consultation, transmission d'alertes et suppression de données de localisation et d'identification. Ces données proviennent de balises connectées (réseaux LoRaWAN, cellulaire, Bluetooth en intérieur) et de l'application mobile.

Finalités.

1. Protection des travailleurs isolés et des pratiquants (DATI/PTI) : détection d'alerte (bouton, chute, inactivité, perte de signal, demande d'aide) et transmission aux référents et aux secours.
2. Localisation en extérieur (GPS) et en intérieur (ancres Bluetooth, plans d'étage) pendant les sessions d'activité.
3. Gestion du parc : balises, groupes, licences, administrateurs du Client.
4. Coordination des secours par lien de secours et messagerie d'alerte.
5. Support technique et sécurité de la Plateforme.

Personnes concernées. Utilisateurs protégés (salariés, prestataires ou membres du Client) ; administrateurs de société et de groupe ; référents d'alerte, souvent sans compte ; secouristes intervenant via un lien de secours ; contacts de notification externes désignés par le Client (poste de sécurité, astreinte).

Catégories de données et durées de conservation.

Données sensibles. Aucune donnée de santé n'est collectée en tant que telle. Une alerte de chute ou d'immobilité peut toutefois révéler un accident. La géolocalisation de salariés est un traitement à risque : le Client vérifie la nécessité d'une AIPD.

Fréquence. Continue pendant les sessions d'activité démarrées par l'utilisateur ou la balise ; ponctuelle hors session (état de la balise).

Annexe 2 — Sous-traitants ultérieurs

La liste des sous-traitants de LYNKX est disponible ici https://support.lynkx.eu/portal/fr/kb/articles/sous-traitants-de-lynkx

Annexe 3 — Mesures techniques et organisationnelles

LYNKX met en œuvre et maintient les mesures ci-dessous. Leur détail (paramètres, procédures) figure dans le Plan d'Assurance Sécurité de LYNKX, communiqué au Client sur demande et sous engagement de confidentialité.

Organisation

• Accès aux données limité aux personnes habilitées de LYNKX, tenues à la confidentialité, selon le besoin d'en connaître ; accès du support aux données d'un client tracés.
• Mises en production relues et validées par un responsable, après une suite de tests automatisés couvrant notamment les droits d'accès.
• Sous-traitants liés par contrat, données transmises limitées au nécessaire, suppression d'un compte répercutée chez eux.

Hébergement et continuité

• Hébergement en France ; secrets techniques conservés dans un coffre dédié, hors du code source.
• Sauvegardes quotidiennes chiffrées, copiées sur un stockage distinct en France et conservées 90 jours.
• Supervision de la Plateforme et des réseaux radio ; retour rapide à une version antérieure en cas d'incident.

Contrôle d'accès

• Authentification centralisée sur un protocole standard (OAuth 2.0) ; seules les données d'identité nécessaires sont transmises aux applications LYNKX connectées.
• Mots de passe hachés par un algorithme robuste ; second facteur obligatoire pour les administrateurs.
• Cloisonnement strict par société et par groupe : un administrateur client n'accède qu'aux données de son périmètre ; les positions ne sont visibles que des personnes habilitées.
• Accès exceptionnel du support à un compte réservé aux administrateurs LYNKX et tracé ; limitation des tentatives sur les accès sensibles.

Chiffrement

• Communications chiffrées (TLS) entre les utilisateurs, les balises et la Plateforme.
• Données les plus sensibles chiffrées en base ; notifications entrantes des opérateurs authentifiées.

Protection des données par défaut

• Suivi limité aux sessions d'activité ; historique de déplacement activé seulement par choix explicite du Client, avec information du porteur.
• Alertes professionnelles privées par défaut ; liens de secours révocables et protégés par code ; photos et traces accessibles uniquement par des liens temporaires.
• Référents d'alerte informés au premier contact, libres de se retirer ou de couper chaque type de notification sur tous les canaux.

Journalisation et suppression

• Traçabilité des modifications ; journaux techniques minimisés, conservés pour une durée limitée et consultables par les seuls administrateurs LYNKX.
• Purges automatiques selon les durées de l'Annexe 1 ; suppression de compte par anonymisation puis purge des positions.

Gestion des incidents

• Procédure de gestion des incidents et notification au Client sous 48 heures (article 4).